En tant que chevalier Jedi, Obi-Wan Kenobi est bien conscient des défis posés par les ressources humaines. En tant qu'entraîneur aguerri (même si les résultats n'ont pas toujours été à la hauteur de vos espérances, merci Anakin) et sage Jedi, Obi-Wan a de nombreux conseils à offrir.
Sur Tatooine, les ERP et les PME n'étaient pas encore très répandus. Néanmoins, Old Ben aurait aimé en profiter pour gérer Luke, car il sait que ERP et RH vont bien ensemble, et cela aurait évité toutes sortes de déboires (car oui, les Jedis sont difficiles à gérer). Il a donc accepté de discuter avec nous des avantages d'un logiciel de gestion pour le service des ressources humaines.
Avantages de l'ERP pour le service RH
Toute solution ERP digne de ce nom et conçue pour les PME intègre un module HRM (Human Resource Management). Ces modules peuvent être plus ou moins développés mais ils doivent au moins couvrir deux grandes fonctions essentielles : la gestion des salariés (vacances, planning, notes de frais…) et la gestion des processus de recrutement (annonces de postes, contrats de travail…)
La période de retour sur investissement pour le déploiement d'un module GRH dans un solution ERP peut être très rapide si toutes les règles ont été respectées. En centralisant les processus et les données, les équipes RH bénéficieront d'importants gains de productivité. Il n'y aura plus de fichiers empilés dans un coin du bureau : tout passera par le logiciel central de votre entreprise.
De toute évidence, l'intégration de la gestion des ressources humaines dans votre logiciel d'application vous aide à structurer plus efficacement les activités liées aux employés. Les workflows liés à des tâches particulières sont clarifiés et l'équipe RH bénéficiera d'une véritable traçabilité. Dans le cas des succursales et filiales, c'est aussi un excellent moyen de standardiser vos processus.
Modules HRM : des avantages pour chaque entreprise
Les avantages d'un module HRM au sein d'un système ERP ne s'arrêtent pas là où s'arrête le service RH. Ils ont un impact positif sur de nombreux autres départements de votre entreprise. En effet, prenons l'exemple de la comptabilité : il est désormais beaucoup plus simple de préparer la paie. En quelques clics, vous pouvez avoir un accès complet aux vacances, aux présences, aux heures supplémentaires et plus encore - et il en va de même pour le remboursement des dépenses. L'ERP de votre PME vous permet d'automatiser l'ensemble du processus.
L'équipe de communication peut également ressentir l'effet positif créé par l'utilisation d'un ERP pour gérer les ressources humaines. Les tâches chronophages qui ajoutent peu de valeur peuvent être effectuées en moins de temps qu'il n'en faut pour les décrire. Vous avez une nouvelle offre d'emploi à publier en ligne ? Inutile de courir après votre service RH pour obtenir une description de poste et une référence : tout est dans le système ERP.
C'est aussi un changement positif pour vos salariés, qui verront leur vie professionnelle s'améliorer grâce à la simplification d'une multitude de tâches administratives, parfois fastidieuses. Enfin, déplacer le GRH de votre PME dans l'orbite de votre ERP vous permettra, en tant que manager, d'accéder en un clin d'œil à un ensemble complet d'informations sur vos collaborateurs ou votre recrutement.
Tous les modules HRM ne sont pas créés égaux
Vous pouvez vérifier rapidement que l'élément RH est présent dans pratiquement tous les systèmes ERP proposés sur le marché. Attention tout de même : tous les ERP et tous les modules RH ne se valent pas. De plus, même si vos pairs sont ravis de leurs modules GRH, cela ne veut pas dire qu'ils sont adaptés à votre PME.
Par exemple, si vous êtes une PME dynamique à forte croissance et que le recrutement représente une grande partie de votre activité RH, la manière dont le recrutement est géré peut varier énormément entre les différents systèmes ERP. Dans les systèmes ERP les plus modernes, tels que Odoo par exemple, tout est automatisé une fois le listing créé. Il apparaît en ligne en quelques secondes, les candidatures sont centralisées, des e-mails automatisés sont envoyés aux candidats rejetés, etc. Une fois que vous avez sélectionné un candidat, le dossier « employé » est généré comme par magie. Les frais administratifs sont considérablement réduits et les équipes RH peuvent ainsi consacrer plus de temps à l'examen des candidatures et aux entretiens des candidats.
Prenez le temps de bien comparer les différentes solutions et, si besoin, faites-vous accompagner par un expert. Cela vous évitera des années passées avec un matériel inadapté, stagnant ou obsolète système ERP:
Comme dirait Obi Wan : "Ce n'est pas la lune, c'est une station spatiale !" »