Pandémie, quarantaine, crise économique et PME en danger. Comment éviter la faillite ? Que faire? Ce qu'il ne faut pas faire?
La pandémie de coronavirus fait des ravages dans l'économie et les petites et moyennes entreprises ne font pas exception. Ceux qui n'ont pas encore fermé leurs portes risquent sérieusement de le faire.
En ces temps de changement, les PME doivent apprendre à manœuvrer dans un environnement risqué et changeant. Que ce soit en raison des réglementations gouvernementales ou du virus lui-même, les entreprises vivent dans la peur concernant la santé de leurs employés et, en fin de compte, leurs opérations. Par conséquent, les responsables des entreprises qui effectuent encore des processus manuels ou utilisent plusieurs applications différentes pour en assurer le suivi, doivent commencer à concevoir un plan stratégique permettant l'intégration de leurs processus dans des systèmes centralisés permettant d'obtenir informations rapides et faciles.
Ce plan permettra non seulement de rationaliser les opérations commerciales, mais également d'améliorer la compréhension des différentes données qui composent l'organisation. Cela a un impact positif, non seulement sur l'exécution des tâches quotidiennes, mais aussi sur vos résultats. Bien sûr, en tenant compte de la gestion transversale des connaissances, surtout en ces temps.
Les mesures mondiales de confinement du COVID-19 ont eu un effet évident sur l'activité économique. Si certaines ont réussi à s'adapter, de nombreuses PME à travers le monde ont dû fermer leurs portes, car elles n'étaient pas équipées pour relever les défis d'une économie basée sur la virtualité, le e-commerce et le travail à distance.
De plus, les vulnérabilités typiques des PME sont accentuées dans un environnement où l'accès au marché est restreint. De ce fait, beaucoup cherchent à optimiser leur gestion commerciale. car cet objectif est essentiel à la survie de l'entreprise dans les conditions actuelles.
La réalité actuelle a eu un impact supplémentaire sur cet objectif principal et les hommes d'affaires doivent rechercher une plus grande interaction et une meilleure connaissance des désirs et des besoins constants de leurs clients.
Un mécanisme qui a été utile pour de nombreuses organisations est la mise en place d'un comité d'urgence pour accélérer la prise de décision pendant la pandémie. Le comité d'urgence permet d'identifier et de tirer parti des opportunités, et d'orienter les actions tant en termes d'accès au marché que d'adaptation de nouveaux procédés, produits et services.
Du point de vue technologique, la plupart des PME sont assez arriérées. Leur fonctionnement et leur administration reposent sur des processus manuels et peu d'automatisation. la plupart du temps, leurs systèmes manquent de synchronisation. Les systèmes qui contrôlent les opérations ainsi que le système comptable sont fragmentés. Sans oublier le système de coûts, de logistique, de facturation, etc., le tout régulièrement conservé dans des feuilles Excel.
Sans la présence d'informations financières organisées, de ventes, de coûts, etc., la capacité de prendre correctement des décisions en temps opportun est entravée. Cependant, parler d'avancées technologiques soulève de nombreux doutes sur les processus de mise en œuvre et, bien sûr, sur la rentabilité et les retours sur investissement. Surtout si nous entrons dans un scénario de ralentissement post-COVID-19 comme celui que nous observons déjà.
Comment l'ERP peut aider les PME en cas d'urgence
En cette période, la principale préoccupation des PME est de se reconstruire et de se remettre sur les rails. S’il est vrai que de nombreux environnements de travail pratiquent déjà le travail à distance, nous constatons que certains secteurs sont plus familiers avec ce modèle de travail que d’autres. Nous constatons également qu'au sein des entreprises, il existe des départements, comme les ventes, pour lesquels travailler en dehors du bureau n'est pas nouveau. D’autres organisations ont dû adapter ce modèle de travail comme principale stratégie de croissance, mais n’étaient pas préparées à des changements inattendus. Proposer des options de travail plus flexibles ou à distance a été compliqué. Il est donc important pour les entreprises qui envisagent de migrer vers des processus automatisés de créer un environnement dans lequel le travail à distance est non seulement possible, mais nécessaire et rentable.
En d'autres termes, le rôle que joue la technologie est assez critique. Les plateformes ERP hébergées dans le cloud fournissent le service que l'on attend d'elles en fournissant un accès immédiat, simple et sécurisé aux informations essentielles. Ils permettent également l'interaction de différentes opérations, qu'elles soient commerciales, de production ou financières, sans avoir à sortir de chez soi. Le Cloud, le SaaS ou les modèles d'exploitation pay-per-use ont montré aujourd'hui plus que jamais, leurs atouts par rapport à d'autres solutions beaucoup moins flexibles et évolutives, d'autant plus qu'ils aident les organisations à réduire la propagation du COVID-19.
ERP basés sur le cloud
En plus des nombreux services qu'ils offrent, les ERP basés sur le cloud offrent une transparence exquise concernant les dépenses initiales impliquées dans la mise en œuvre locale des infrastructures informatiques . Cette transparence facilite également la planification et le contrôle des coûts, deux éléments importants, d'autant plus à une époque où les entreprises doivent concentrer tous leurs efforts sur le retour de leurs activités à une phase de croissance.
Avec un ERP basé sur le cloud hébergé sur des serveurs externes, les entreprises n'ont pas à se soucier des coûts de maintenance et autres questions techniques et de sécurité. Le seul coût sera votre abonnement mensuel réduit. Selon votre forfait, cela peut également inclure tous les services associés au logiciel ; maintenance, mises à jour, sécurité, formation, support technique, etc. De cette façon, tout le temps et les ressources de l'entreprise peuvent être davantage orientés vers l'innovation et la croissance.
Une fois le pire de cette crise sanitaire passé, nous devrons faire face aux conséquences économiques qui se profilent. Les organisations qui ont opté pour des approches technologiques pourront fonctionner plus efficacement et être beaucoup plus résistantes aux changements futurs et inattendus.
tout le temps et les ressources de l'entreprise peuvent être davantage orientés vers l'innovation et la croissance.
Une fois le pire de cette crise sanitaire passé, nous devrons faire face aux séquelles économiques qui se profilent. Les organisations qui ont opté pour des approches technologiques pourront fonctionner plus efficacement et être beaucoup plus résistantes aux changements futurs et inattendus.
tout le temps et les ressources de l'entreprise peuvent être davantage orientés vers l'innovation et la croissance.
Une fois le pire de cette crise sanitaire passé, nous devrons faire face aux séquelles économiques qui se profilent. Les organisations qui ont opté pour des approches technologiques pourront fonctionner plus efficacement et être beaucoup plus résistantes aux changements futurs et inattendus.
Pour les PME à la recherche d'une solution qui fonctionnera pendant des périodes difficiles, la première étape consiste à apprendre et choisir l'ERP le plus adapté à leurs besoins. Il est également vrai qu'ils devront opérer dans un scénario de crise économique, dans lequel ils devront rester compétitifs mais aussi faire attention à leur budget. Ils ont donc également besoin d'un modèle commercial qui leur permettra d'obtenir et d'utiliser de nouvelles technologies, y compris leurs systèmes ERP, sans un investissement initial important.Odoo ERP est alors présenté comme l'une des principales options de ce nouveau modèle économique. Odoo est une solution intégrée de gestion des ressources d'entreprise facile à utiliser. Outre sa large couverture fonctionnelle, ce qui distingue le logiciel, c'est l'application de sa technologie dans ses développements et l'engagement à fournir des services supplémentaires. Ceci est encore complété par le haut niveau de flexibilité d'Odoo et sa capacité à s'intégrer à des plateformes tierces. Son évolutivité, sa sécurité et ses fonctionnalités favorisent la continuité des activités pendant la pandémie et bien après. Discover the difference between Saas and Cloud ERP
Facteurs à considérer si un ERP Cloud convient à votre organisation
L'adoption de l'ERP cloud est à la hausse, car de plus en plus d'organisations se rendent compte qu'il s'agit du moyen le plus rentable, le plus flexible et le plus rapide de déployer des applications métier sans avoir besoin d'investissements en capital substantiels et de ressources informatiques supplémentaires. Cependant, le passage à un modèle cloud est une décision importante, et plusieurs facteurs doivent être pris en compte pour décider s'il convient à votre organisation :
1. ÉVALUER LE COT TOTAL DE PROPRIÉTÉ (TCO)
Les organisations prennent souvent des décisions sur la base d'informations incomplètes ou inexactes lors de l'évaluation des coûts ERP locaux. Il est essentiel de prendre en compte l'intégralité de votre coût total de possession, y compris les coûts de mise en œuvre, de maintenance du matériel, les licences logicielles, la formation et tous les coûts supplémentaires cachés. Souvent, les organisations ne tiennent pas compte de l'augmentation des coûts qui pourrait résulter des utilisateurs, du stockage, des transactions et d'autres éléments supplémentaires qui peuvent rendre les solutions cloud très coûteuses. Chaque organisation doit évaluer et quantifier le coût total de possession pour chaque option et prendre une décision éclairée concernant son passage à l'ERP Cloud.
2. ÉVALUER LES OPTIONS CLOUD
Vous devez évaluer et choisir parmi toutes vos options disponibles, y compris le SaaS, les options d'hébergement fournies par le fournisseur pour les solutions sur site et les options de cloud hybride hébergé par un tiers , en fonction de vos besoins uniques et de vos processus commerciaux. Dans les clouds publics, vous partagez le même matériel, stockage et périphériques réseau avec d'autres organisations ou locataires du cloud. Les clouds publics offrent une évolutivité élevée, une fiabilité élevée et aucune maintenance à moindre coût. Les clouds privés sont utilisés exclusivement par une entreprise ou une organisation. Ils offrent plus de flexibilité, une sécurité améliorée et une évolutivité de haut niveau. Les clouds hybrides combinent une infrastructure locale, ou clouds privés, avec des clouds publics et offrent le meilleur des deux mondes. Ils offrent un meilleur contrôle de votre infrastructure, une meilleure flexibilité,
3. ÉLABORER UN PLAN DE TRANSITION
Voulez-vous déplacer toutes vos applications ou commencer avec des composants non essentiels ? Une approche hybride du cloud est souvent idéale pour les organisations utilisant des systèmes hautement configurables qui ont été personnalisés pour répondre à leurs besoins spécifiques. Lorsque vous envisagez vos applications pour le cloud, posez les questions suivantes :
- Quelles applications offriront le plus de valeur en migrant vers le cloud ?
- Comment le mouvement affectera-t-il la fonctionnalité et la personnalisation de l’application ?
- Quel impact ce déménagement aura-t-il sur votre processus métier ?
- Si une application coûte peu à gérer en interne, y a-t-il un avantage à déménager ?
- Serait-il difficile de déplacer cette application vers une nouvelle plate-forme ?
Comprenez quels processus métier seront automatisés et évaluez si le déplacement aboutirait aux résultats souhaités. Il est crucial de considérer l'impact à long terme que votre choix aura sur votre entreprise.
4. PLANIFIER LA MIGRATION DE VOS DONNÉES
La migration des données est l'une des étapes les plus difficiles de la migration vers le cloud. Avoir un plan et une stratégie détaillés peut simplifier considérablement la migration des données. Identifiez les types de données qui peuvent être nécessaires pour être stockées ou traitées dans le cloud. Examinez attentivement les données pour détecter toute inexactitude, normalisez les formats de données et éliminez les redondances en nettoyant vos données.
Faites vos recherches et découvrez si la procédure de migration des données a bien fonctionné pour d'autres organisations comme la vôtre. Définissez des directives claires sur qui a le droit de créer, d'approuver, de modifier ou de supprimer des données du système source, et documentez-les par écrit dans le cadre de votre plan de projet. Souvent,
5. ÉLABORER UN PLAN DE GESTION DU CHANGEMENT
Les implémentations Cloud ERP peuvent réussir ou échouer en fonction de la gestion des changements organisationnels. Le nouveau système Cloud ERP fait partie intégrante de la réalisation de vos objectifs commerciaux, vous devez donc vous assurer que les utilisateurs sont qualifiés et motivés pour utiliser le système Cloud ERP.
La gestion du changement aide les utilisateurs pendant la période de transition après la mise en service du nouveau système. Communiquez les informations essentielles et engagez les employés sur la migration vers le cloud. Certains processus existants et rôles des employés peuvent changer lors de la mise en œuvre du nouveau système ERP dans le cloud. Vous devez prévoir que les employés reçoivent la formation nécessaire afin qu'ils puissent faire face à ces changements et tirer le meilleur parti du nouveau système. Les avantages de Cloud ERP ne peuvent être réalisés que lorsque vos employés acceptent les changements de processus créés lors de la mise en œuvre du nouveau système.
Some key points that we can extract from these critical months:
• Mobilité accrue et meilleure compréhension de l'entreprise : faciliter l'accès direct aux plateformes commerciales ou aux fonctions de gestion financière, ou à des données spécifiques en temps réel, depuis n'importe quel endroit disposant d'un accès Internet, optimise non seulement les opérations commerciales mais aussi la rentabilité des entreprises. Garantir la connexion ininterrompue n'implique pas la connexion permanente mais la collaboration fluide et la flexibilité nécessaires pour répondre avec l'agilité et la précision qu'exige le nouveau scénario.
• Plus d'efficacité dans les opérations : travailler à distance, surtout s'il est effectué pour la première fois, peut être critique, et en même temps, difficile. Heureusement, la technologie cloud a montré la meilleure version d'elle-même et a facilité la connexion 24h/24 et 7j/7, ce qui a permis aux équipes de direction de passer plus de temps à gérer les aspects les plus stratégiques de leur entreprise. Des rapports plus détaillés, un suivi analytique de la rentabilité, ou une relation plus étroite avec les clients, malgré la distance, est un résultat positif des possibilités offertes par le cloud.
• Gestion financière virtuelle : contrôler l'opération, ou les données quotidiennes de l'entreprise, fournit les informations nécessaires pour prendre des décisions précises et en temps réel.
• Priorité à la transformation numérique : la pandémie a accéléré les processus de transformation numérique dans l'environnement des PME. Pour la première fois, la nécessité de mettre en œuvre davantage de processus numériques a été constatée en situation réelle. Cela rend les prévisions à moyen terme sur la mise en œuvre technologique, l'automatisation des processus et, en général, la numérisation, plus optimistes que jamais.
En conclusion, les gestionnaires et les directeurs de PME doivent assumer la responsabilité des décisions stratégiques telles que l'acquisition des technologies qui aideront à exécuter leurs processus d'affaires. Ils doivent également comprendre les concepts de transformation numérique, d'entreprises intelligentes et Systèmes ERP et tirer parti de ces stratégies pour mieux faire face aux défis pendant cette période.
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