Chaque jour, les entreprises ont des dizaines de documents (voire des centaines de documents dans les grandes organisations) signés par des employés, partenaires, clients, prospects, etc. Traditionnellement faite à la main, la signature processus repousse les délais, fait perdre du temps et ralentit la productivité de toutes les personnes impliquées.
Avec les processus de l'entreprise dématérialisés et l'utilisation accrue de signatures électroniques, les entreprises utilisent de plus en plus ce processus pour leurs besoins de signature de documents. Les signatures électroniques ont la même valeur juridique que les signatures manuscrites. Les fonctionnalités de signature électronique proposées dans l'ERP Odoo sont similaires à cet égard et présentent également des avantages supplémentaires.
Signature de contrats, devis, avenants... Comment gérer cela en télétravail ?
Signature de contrats, devis, avenants... toutes ces tâches chronophages sont devenues plus lourdes avec la croissance du travail à distance. Les entreprises impriment généralement des documents, les envoient par e-mail ou par courrier, attendent une réponse ou un retour afin de terminer une tâche ou de signer des documents.
Mais cette approche pose plusieurs problèmes : tout le monde n'a pas d'imprimante ou de scanner à la maison, ce qui augmente le temps nécessaire au traitement d'un document. Les e-mails et les lettres peuvent se perdre... Il faut suivre chaque envoi de près pour ne rien manquer... Le délai d'exécution de ce type de processus et sa pénibilité sont encore pires dans un environnement de travail à distance. Dans ce contexte, la signature électronique est un outil nécessaire ! Certains opérateurs commerciaux ont enregistré 200 % d'abonnements en plus au printemps 2020 après le déploiement de la signature électronique.
Signature électronique dans Odoo ERP
Odoo est livré en standard avec des fonctionnalités de signature électronique. Par exemple, il est directement intégré dans les modules devis et de commande. Chaque fois qu'un devis est envoyé au client, celui-ci peut le signer immédiatement sans télécharger ni utiliser de plugin spécifique.
L'ERP Odoo dispose également d'un module dédié pour d'autres documents. Le système convivial vous permet de signer directement les PDF et les premières pages sans tracas.
C'est un module qui est largement utilisé pour signer des devis, des factures (pensez après une installation de chaudière ou une extermination de bug, par exemple) des documents importants et des certificats directement depuis un smartphone ou une tablette. La signature électronique est également très utile pour les contrats, accords et autres documents internes des employés.
Réduisez les charges administratives, supprimez le papier et améliorez les taux de conversion...
Intégrée à votre ERP Odoo, la signature électronique permet la mise à jour automatique des différents processus de l'entreprise. Par exemple, une fois qu'un devis est signé, il devient automatiquement une commande. Un projet est alors créé afin que les équipes impliquées puissent être informées des éventuelles actions à entreprendre.
Le plus grand avantage de la signature électronique réside dans sa capacité à réduire la charge administrative. Plus besoin d'imprimer des documents, de les envoyer par email ou courrier physique et de les numériser... Vos équipes gagnent du temps et la performance de l'entreprise augmente, grâce à la réduction des échanges inutiles.
Un autre avantage important, en particulier pour les vendeurs, est la façon dont Odoo améliore les taux de conversion. En donnant la possibilité de signer des devis ou des bons de commande immédiatement, les prospects tergiversent moins et progressent plus rapidement dans le pipeline des ventes. Une amélioration qui a un impact immédiat sur l'activité de votre entreprise.
Les signatures électroniques peuvent également apporter un gain de temps significatif au service des ressources humaines. C'est particulièrement vrai avec l'augmentation du travail à distance (par exemple la signature de modifications sur les contrats de travail). Les employés n'ont plus besoin d'être sur place pour consulter et valider les documents importants.
Les signatures électroniques permettent également de réduire la consommation de papier, réduisant ainsi l'impact environnemental de votre entreprise. Réduire l'impact environnemental, dans une démarche RSE, peut à son tour améliorer l'image d'une entreprise.
Enfin, le module de signature électronique d'Odoo est certifié aux niveaux européen et américain, lui donnant un niveau de validité juridique mondial.
Signature électronique en chiffres
- D'ici 2025, 95% des contrats seront signés électroniquement**
- Temps de facturation réduit : de 10 minutes environ à moins de 3 minutes**
- Coût : 20,46 $ pour une signature manuscrite / 10,47 $ pour une signature électronique***
- ROI : 48,8 % d'économies***