Lorsqu'un chef d'entreprise décide de créer ou de modifier son logiciel de gestion d'entreprise, la question du budget à allouer se pose rapidement. C'est tout à fait normal : un logiciel de gestion d'entreprise est le moteur du système d'information. Elle permet de nombreux gains dans la performance de l'entreprise.
L'allocation d'un budget et le calcul du ROI sont donc une étape nécessaire. Pour construire ce budget, il est essentiel de comprendre les grandes lignes méthodologiques que votre intégrateur vous proposera, et de séparer les deux principales lignes budgétaires : les tarifs récurrents et les tarifs d'intégration.
Tarifs récurrents du logiciel de gestion
On parle ici du budget à allouer chaque année :
- Licences utilisateur
- Hébergement / Services gérés
- Maintenance du noyau logiciel (et assistance à la mise à niveau) de l'éditeur et maintenance des développements spécifiques réalisés par votre partenaire d'intégration de logiciels de gestion d'entreprise.
Budget estimé pour 50 à 100 utilisateurs : environ 10 000 $ à 30 000 $ de frais de licence (selon le logiciel) + Hébergement / maintenance (selon votre demande).
Tarifs d'intégration des logiciels de gestion d'entreprise
Étape 1 - La définition des besoins et le budget de conception
Il s'agit souvent d'un budget délaissé par les entreprises qui pensent que définir les besoins des différents services avec précision à l'avance est une étape inutile. Avouons-le : si vous négligez cette phase de cadrage, vous êtes assuré d'un échec pour votre logiciel de gestion d'entreprise projet.
Cette définition & L'étape de conception consiste, pour votre partenaire d'intégration, à connaître les besoins de chacun des services de votre entreprise et à les traduire en exigences techniques et fonctionnelles. Il vise également à accompagner votre entreprise et vos collaborateurs dans la gestion du changement (n'oubliez pas que le logiciel de gestion d'entreprise a un impact fort sur tous vos processus internes : un logiciel de gestion d'entreprise bien utilisé par tous vos collaborateurs signifie des gains de performance dans tous les aspects de votre entreprise !)
De plus, le cadre permettra de préciser le nombre de jours requis pour le service d'intégration (voir point suivant), même si une enveloppe budgétaire doit vous avoir été fournie au préalable.
Prix estimé : environ 4 000 $ à 9 000 $.
Étape 2 - le prix de l'intégration du logiciel de gestion d'entreprise
Cette étape consiste d'une part à installer le cœur du logiciel de gestion d'entreprise (c'est-à-dire le logiciel de gestion d'entreprise dans sa version standard) et d'autre part à l'adapter aux processus et spécificités de votre entreprise.
Il s'agira bien entendu d'un certain nombre de développements spécifiques liés à votre métier que votre intégrateur réalisera, ainsi que les connecteurs (Outlook, passerelles Prestashop…) qui seront établis avec l'ensemble de votre système d'information.
Traditionnellement, cette étape d'intégration est découpée en plusieurs lots (que vous aurez priorisés à l'aide de votre Intégrateur ERP) comprenant les phases de développement, de test et d'acceptation.
Ne sous-estimez pas l'accompagnement que votre partenaire devra vous apporter et le temps à consacrer au projet de votre côté : réunions de pilotage, suivi et interactions, etc. assurera la réussite de votre projet !
Prix estimé : De 700$ à 1500$ par jour/homme.
le prix de la formation au logiciel de gestion d'entreprise
Une fois l'intégration terminée, les utilisateurs doivent être formés. Votre partenaire ne doit pas se contenter d'une formation sur le logiciel de gestion d'entreprise standard, mais doit former vos collaborateurs sur la version réellement déployée (intégrant ainsi les développements supplémentaires et les connexions SI qu'il a réalisées).
Au-delà de l'interface, votre partenaire doit vous proposer une véritable conduite du changement pour s'assurer que tous vos services adhèrent au nouvel outil logiciel de gestion d'entreprise et aux nouveaux processus de l'entreprise.
Prix estimé : environ 4 000 $ à 8 000 $.
Étape 4 - Le prix de lancement
Cette étape est indispensable. En plus de la formation et de la conduite du changement décrites ci-dessus, votre partenaire logiciel de gestion d'entreprise doit être à vos côtés durant les premiers mois du lancement de l'outil.
Le budget de lancement comprendra donc une assistance sur site, un accompagnement continu (téléphonique ou sur site) pour répondre aux besoins des utilisateurs, voire des points de formation supplémentaires si nécessaire.
Prix estimé : environ 2 000 $ à 5 000 $.
En additionnant ces différentes étapes, vous pouvez arriver à un prix important. C'est normal! Sinon, posez-vous les bonnes questions : vous avez peut-être sous-estimé certains postes et cela ne devrait pas conduire à l'échec de votre projet de logiciel de gestion d'entreprise.
Mais rassurez-vous : si vous choisissez le meilleur partenaire, il saura sans aucun doute vous guider dans la mise en place de votre projet de logiciel de gestion d'entreprise.
De même, si vous craignez de ne pas disposer des ressources financières nécessaires, discutez-en avec votre intégrateur. Lui seul a l'expérience et le recul pour vous aider à prioriser les différents lots : quelles briques sont indispensables au démarrage et quelles briques pourront éventuellement être intégrées par la suite.
Alors, prêt à commencer ?