Votre solution CRM vous permet de gérer les relations avec vos clients, prospects, et de suivre toutes vos interactions avec eux. La solution ERP, quant à lui, aide les entreprises à gérer l'ensemble de leurs processus opérationnels : achats, ventes, ressources humaines, etc. Odoo est un produit complet et hautement modulable, et est donc naturellement livré avec un solution CRM.
Néanmoins, certaines entreprises disposent de leur propre logiciel de gestion de la relation client en parallèle de leur logiciel ERP. Dans cette situation, quelle est la bonne approche ? Quelles données doivent être synchronisées et comment doivent-elles être configurées ? Voici quelques réponses qui devraient vous guider dans le déploiement de vos solutions.
Quelles données doivent être synchronisées ?
Pour créer une synergie totale entre le CRM et Logiciel ERP, il est indispensable de synchroniser les données de base : comptes clients, comptes utilisateurs divers, et informations relatives aux contacts (clients et prospects). Vous gagnerez ainsi en efficacité, bénéficierez d'un meilleur suivi client, d'une rentabilité accrue, centraliserez toutes les informations et documents administratifs.
Cette convergence offre une vision à 360° du client : de l'historique des commandes du client aux interactions gérées, en passant par les données comptables et le service après-vente. Cependant, ce n'est pas tout : cette inter-connectivité vous permet également de éliminer les frictions des processus de l'entreprise. Ainsi, vous évitez de ressaisir les informations, réduisant ainsi les risques d'erreurs ou de duplication. C'est pourquoi une bonne gestion de la synchronisation des données est essentielle.
Quel logiciel détient les données de base ?
Certes, il est important de lier les deux outils et de synchroniser leurs jeux de données. Cependant, il est fondamental de garder à l'esprit que chaque logiciel conservera le contrôle de ses propres données. Toutes les informations relatives à la facturation, à la gestion des stocks et aux achats seront gérées par le système ERP, tandis que les données commerciales et marketing seront conservées dans la solution CRM.
Toute modification doit être saisie dans le progiciel approprié. Il sera alors mis à jour automatiquement dans l'autre solution. Ainsi, tous les collaborateurs pourront bénéficier d'une vision en temps réel de l'activité de l'entreprise.
En cas de divergence entre les données, il suffit de se référer au progiciel "maître". Par exemple, si le numéro de téléphone d'un client n'est pas le même dans les deux solutions, le numéro enregistré dans la Logiciel CRM servira de données de référence, et le progiciel ERP sera synchronisé et mis à jour en conséquence.
Quelles informations alimenter de l'ERP vers la Solution CRM ?
Si l'ERP peut être considéré comme l'épine dorsale de l'entreprise, il n'est pas nécessaire de synchroniser toutes ses données avec le solution CRM. L'objectif fondamental est de partager et d'ajouter de la valeur aux données de l'organisation. Néanmoins, seules les informations relatives aux clients seront utiles : commandes et facturation. C'est à vous de décider si vous souhaitez synchroniser toutes les factures et commandes automatiquement, ou seulement quelques-unes (sur une période spécifique, par exemple).
Quel niveau de détail faut-il configurer ?
Cela dépend de ce que vous voulez extraire des données. Si vous souhaitez améliorer le suivi de vos clients, un simple retour du montant et de la date des commandes suffira. Cependant, si vous souhaitez obtenir des statistiques plus précises et utiliser ces données à des fins commerciales, nous vous recommandons de synchroniser chaque ligne de chaque commande et facture. Ainsi, vous pourrez analyser vos ventes par produit, ligne article, puis ajuster votre gestion et même votre mix de production en conséquence.
S'il ne fait plus aucun doute que ERP et CRM se complètent, y parvenir reste une question stratégique pour les entreprises et nécessite une organisation bien structurée. La qualité du travail réalisé en amont déterminera l'issue du projet. L'amélioration de la réactivité et des performances sera à l'ordre du jour une fois ces deux outils synchronisés avec succès.
