Des passionnés de Sauvignon blanc
Spécialisés dans le sauvignon blanc, les Vignobles Villebois sont vignerons négociants dans le Val-de-Loire, et produisent une gamme de 13 Sauvignon Blanc de terroirs issus de 6 appellations de Loire. Depuis leur création en 2004 par M. de Willebois, ils ont structuré leur activité entre deux sites complémentaires : Sancerre, où sont situées leurs chaînes d’embouteillage et un vignoble, et la Touraine, où ils disposent d’un chai de vinification et de plusieurs vignobles.
Notre rôle principal est de sélectionner, assembler, vinifier et vendre les meilleurs sauvignons blancs à travers les différentes appellations du Val-de-Loire, de l’IGP Val-de-Loire à Sancerre." - Patrice Merceron
Des commandes fluides, des clients satisfaits : les résultats parlent d’eux-mêmes
Les Vignobles Villebois ont opéré une véritable transformation dans leur gestion des commandes et du suivi des expéditions. Tout est désormais automatisé. Fini les erreurs et la perte de temps.
Le bilan ? Un gain de productivité significatif, permettant à l’équipe de se concentrer sur l’essentiel : créer des vins d’exception.
Comme le décrit Robin Philibert, responsable du pôle digital :
"Nous avons maintenant la possibilité de mettre en place des lignes de production et d'embouteillage, avec des écrans qui informent nos opérateurs des étapes à réaliser. Cela garantit que rien n'est oublié, même pour les spécificités liées à certains clients.
Auparavant, tout se faisait sur papier, ce qui était non seulement fastidieux mais aussi sujet à des erreurs. Aujourd'hui, l’information est transmise à nos équipes de manière beaucoup plus simple et surtout plus fiable."
Une efficacité au quotidien
- Réduction des temps d'attente : Avant l’implémentation d' Odoo par Captivea, des retards causés par l’ancien système entraînaient une perte de temps. Aujourd’hui, les employés peuvent commencer leur travail dès leur arrivée au bureau.
- Efficacité dans la saisie des commandes : Les équipes peuvent désormais saisir les commandes rapidement, surtout le lundi matin, période de forte activité.
- Gestion multitâche améliorée : Les collaborateurs peuvent ouvrir plusieurs onglets Odoo simultanément, ce qui leur permet de saisir les informations nécessaires de manière plus efficace.
Un service client renforcé
Optimiser les processus internes a permis de libérer du temps pour se concentrer sur l’essentiel : les clients.
Robin Philibert partage son expérience :
"Depuis l’implémentation d’Odoo par Captivea, nous avons réussi à réduire certaines tâches internes grâce au fonctionnement optimisé du système. Cela permet à mes collègues de consacrer davantage de temps au téléphone avec nos clients. Nous pouvons mieux comprendre leurs besoins, nous assurer qu'ils ont bien reçu leur commande, et vérifier que toutes les informations ont été saisies correctement. Cette transformation a vraiment changé notre façon de travailler en interne."
Des personnalisations taillées aux processus métiers
Là où Captivea se démarque, c'est dans sa capacité à proposer un accompagnement adapté à chaque taille d'entreprise et secteur d'activité. Pour le secteur viticole, les Vignobles Villebois ont bénéficié d’adaptations sur mesure pour faire d'Odoo un véritable outil métier, parfaitement en phase avec leurs besoins.
Comme le souligne Patrice Merceron, directeur technique:
"Tout est mis en œuvre pour trouver des solutions parfaitement adaptées à nos besoins. Ce qui nous a véritablement séduits, c’est la capacité de 'modeler' le système de manière efficace et rigoureuse, tout en l’adaptant à nos processus.
La relation avec Captivea a été fluide et constructive, avec une implication totale des équipes. Les échanges se font avec des experts techniques qui apportent des réponses claires et adaptées à nos besoins."
Connecteur pour les outils de douane
Automatiser et sécuriser les déclarations d’exportation est un enjeu clé pour un producteur de vin. Le connecteur intégré par Captivea assure l’échange de données en temps réel avec l'outil Bewease, facilitant les déclarations et garantissant la conformité des exportations liées aux produits alcoolisés.
Ludivine Demeure, chef de projet et consultant expert Odoo chez Captivea, précise :
"Le connecteur pour la douane garantit la conformité et l'efficacité des opérations douanières, ce qui est crucial pour la gestion de leurs exportations."
Elle ajoute :
"Des champs et modèles spécifiques ont été créés pour simplifier et personnaliser ces déclarations en fonction des spécifications françaises."
Configurateur de variantes flexible
Millésime, volume, type de bouchage… Villebois propose une large gamme de références. Captivea a ajusté l'outil pour gérer ces options de manière optimale, offrant ainsi une meilleure lisibilité des stocks et une personnalisation des commandes simplifiée et efficace.
Système de gestion des allocations
Exporter vers plusieurs continents exige une répartition précise des volumes par marché. Grâce à une fonctionnalité développée sur mesure, le domaine Villebois peut anticiper le volume de vrac en début de saison et attribuer des produits finis à différents canaux de distribution, tels que l’Amérique, l’Asie et l’Europe. Cette solution permet également de réserver des quantités dédiées pour des clients particuliers, optimisant ainsi la gestion des stocks et garantissant une répartition fluide et efficace des produits.
Fiches habillage automatisées
Chaque bouteille possède ses spécificités techniques – étiquette, capsule, collerette, etc. Pour simplifier le travail des équipes de production, un rapport PDF dynamique a été mis en place par les équipes de Captivea. Ce document, généré directement depuis Odoo, compile toutes les spécifications techniques du produit fini, avec des images et des détails issus de la nomenclature.
Le résultat ? Une lisibilité optimale et une exécution précise des opérations d'habillage.
Saisie et réévaluation rétroactive des données
Odoo ne permettant pas nativement la saisie de données dans le passé, Captivea a collaboré étroitement avec les Vignobles Villebois pour créer une solution sur mesure. Cette fonctionnalité permet de saisir les mouvements passés et de réévaluer les stocks rétroactivement, assurant une gestion optimale des stocks, même pour les données historiques.
Ce qui fait la différence, c'est la relation avec Captivea !
Le choix de Captivea comme intégrateur ERP a été une décision clé pour les Vignobles Villebois. L’approche proactive et la capacité de Captivea à comprendre les besoins du secteur viticole ont été essentielles. Un Proof of Concept (POC) a permis de tester les fonctionnalités d’Odoo et de valider la capacité de Captivea à répondre aux attentes de l’entreprise.
"Captivea a été transparent dès le début. Bien qu'ils n'aient pas d’expérience dans le secteur viticole, ils ont compris qu'il leur fallait apprendre nos spécificités.", souligne Robin Philibert.
Patrice Merceron renforce ce point :
"Il y a deux ans, lorsque nous avons commencé à rechercher une nouvelle solution ERP, ce qui nous a attirés avec Captivea, c'est qu'ils nous ont proposé immédiatement un essai, un POC, en utilisant nos vins comme exemple. Cela nous a permis de nous rassurer quant à la solution. Ce fut un premier point positif.
Très vite, nous avons lancé le projet et, au départ, nous avons été accompagnés par le chef de projet de Captivea. Ce qui a vraiment apporté de la plus-value, c’est l’accompagnement tout au long du projet."
Captivea : une approche personnalisée et collaborative
Dans un secteur aussi complexe que celui de la production viticole, choisir le bon intégrateur ERP fait toute la différence dans la réussite d'un projet. Robin Philibert, responsable du pôle digital des Vignobles Villebois, nous explique pourquoi Captivea a été le choix évident pour eux :
"Ce qui a motivé notre choix de Captivea, c'est tout le processus qu'ils ont mis en place. Nous sommes dans un domaine très particulier, la production de vin, et nous avons des problématiques spécifiques."
Captivea a su s’adapter au rythme des Vignobles Villebois, en particulier durant les périodes critiques comme les vendanges.
Ludivine Demeure, chef de projet et consultante Odoo chez Captivea, explique :
"L’adaptation au rythme de l’entreprise est cruciale, surtout pendant les vendanges."
Grâce à cette flexibilité, les moments clés de l’activité viticole ont été respectés, permettant de maintenir la continuité des activités tout en poursuivant l’implémentation de l’ERP. Cette approche personnalisée a renforcé la confiance et la collaboration entre les équipes, contribuant ainsi au bon déroulement du projet.
Patrice Merceron, directeur technique des Vignobles Villebois témoigne :
"Ce qui a vraiment fait la différence, ce sont les personnes qui ont été affectées à notre projet. Dès le lancement de l'ERP le 1er juillet 2024, nous avons eu un suivi constant tout au long de ce projet. Nous avons vraiment ressenti un soutien et une implication considérable de la part des équipes de Captivea, ce qui a grandement contribué à la réussite de notre projet."
Rendez-vous sur notre page de références clients pour en savoir plus sur le succès du projet d'implémentation des Vignobles Villebois avec Captivea.
Captivea : une méthodologie inégalée
La méthodologie de Captivea repose sur une écoute active et une compréhension approfondie des processus métiers. Grâce à des ateliers collaboratifs et à des formations sur mesure, les équipes des Vignobles Villebois ont été impliquées à chaque étape du projet.
Robin Philibert commente :
"Les formations étaient très bonnes, et l'assistance fournie par les équipes de Captivea a été très réactive."
Il ajoute que, malgré le souhait de solutions immédiates lors de problèmes, le support a toujours permis d'obtenir des retours et des solutions rapidement.
"Les échanges ont été fluides et réguliers, facilitant la compréhension des besoins, surtout dans un environnement où la digitalisation était nouvelle. Cette structure a permis une communication constante, essentielle pour faire avancer le projet dans un secteur où la disponibilité des équipes peut varier selon les périodes de l'année."
Patrice Merceron souligne :
"Depuis un an et demi, voire deux ans, nous avons un point de suivi chaque semaine. Cette régularité montre un véritable engagement de leur part, avec une écoute attentive et une grande disponibilité.
Ce que l'on apprécie particulièrement, c'est qu’on ne nous dit jamais que quelque chose est impossible. Au contraire, on nous répond toujours qu’ils vont travailler dessus, et lorsqu’ils nous disent que ce n’est vraiment pas possible, on sait que c’est le cas, surtout quand les demandes sont un peu plus complexes."
Il souligne que, au-delà de la solution Odoo, qui est déjà largement éprouvée et fonctionne parfaitement dans de nombreux secteurs, ce qui fait vraiment la différence, c’est avant tout la relation avec Captivea.
Captivea, Odoo Gold Partner en France, s'est démarqué par sa transparence et sa méthodologie, ce qui a rassuré les Vignobles Villebois sur leur choix.
Ces raisons qui ont conduit au changement
Le besoin d'adaptation aux processus modernes
Avant, les Vignobles Villebois utilisaient un autre ERP : Microsoft Dynamics Navision 2016 R2. Ce système, devenu obsolète, limitait l'évolution de l'entreprise, notamment en raison de son environnement peu intuitif et rigide.
Robin Philibert décrit ce besoin de modernisation :
"Nos besoins étaient assez simples, notre système étant très daté. Nous étions bloqués dans notre développement, ce qui nous a poussés à rechercher un remplaçant. L'environnement Microsoft Navision était relativement fermé, une véritable boîte noire, et nous ne savions pas vraiment ce qui se passait dedans."
"Nous avions besoin de flexibilité, et Odoo nous permettait de suivre les évolutions à venir grâce à des mises à jour régulières. C’est un système ouvert et évolutif, ce qui nous a rassurés dans notre choix comparé à d'autres solutions."
Patrice Merceron ajoute :
"Avant Odoo, notre système ne prenait pas bien en charge notre structure en multi-société, ce qui nous freinait dans nos échanges inter-entreprises. Nous voulions un ERP plus adapté à la digitalisation et connectable avec des outils métiers pour la gestion de la comptabilité matière."
L'importance du bon ERP et du bon intégrateur
Odoo implémenté par Captivea a rapidement su s'adapter aux besoins des Vignobles Villebois, grâce à sa flexibilité et son architecture ouverte. Il a été possible de personnaliser le système en fonction des spécificités de fonctionnement, permettant ainsi de créer ou de recréer des solutions sur mesure pour répondre à diverses problématiques et modes de fonctionnement.
Captivea a su relever les défis rencontrés par les Vignobles Villebois, même sans connaissance préalable du secteur. Robin Philibert recommande vivement Odoo et Captivea. Il souligne :
"C'est avec confiance que je recommande ce duo."
"Captivea a su répondre à toutes nos problématiques, et je suis persuadé qu'ils peuvent en faire de même pour d'autres entreprises."
Il appuie :
"Je suis convaincu que cette solution ERP peut satisfaire plus de 90 % des entreprises en raison de sa flexibilité et de sa capacité à s’adapter aux spécificités de différents secteurs d'activité. Je ne vois pas comment Odoo avec l'aide de Captivea ne pourrait pas répondre à leurs besoins."
Un partenariat gagnant pour l'innovation viticole
La collaboration entre les Vignobles Villebois et Captivea, ainsi que l'implémentation de l'ERP Odoo, illustrent comment une approche personnalisée et proactive peut mener à une transformation numérique réussie dans le secteur viticole. Grâce à une compréhension approfondie des enjeux spécifiques de l'industrie, Captivea a su accompagner les Vignobles Villebois dans leur démarche d'innovation.
Les gains en productivité, l'amélioration de l'efficacité opérationnelle et l'optimisation du service client en témoignent.
Robin Philibert et Patrice Merceron recommandent également aux entreprises envisageant une migration vers Odoo de prêter une attention particulière à la préparation ainsi qu'au choix de l'intégrateur.
Un grand merci à toute l'équipe des Vignobles Villebois, à Robin Philibert et à Patrice Merceron pour leur confiance et leur engagement dans cette démarche innovante.
Découvrez l’histoire des Vignobles Villebois sur notre page référence client et leur transformation avec Captivea et Odoo.
Visitez la page des références clients de Captivea pour découvrir d'autres exemples inspirants de partenariats réussis.
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