Pour gérer vos tâches commerciales, vous avez mis en place le Solution ERP Odoo. Un ERP intuitif, ergonomique, fiable et économique (par rapport à d'autres solutions ERP comme SalesForce ou Sage). Sur le papier, Odoo répond à tous les besoins de votre entreprise et vous vous rappelez constamment à quel point vous avez fait un excellent choix. Et nous ne discuterons pas avec vous ! Mais êtes-vous sûr que vos employés utilisent réellement le logiciel ? N'ont-ils pas pris de mauvaises habitudes avec les applications SaaS hors du périmètre du SI ? Utilisent-ils vraiment Odoo au maximum ?
En d'autres termes, comment pouvez-vous « améliorer » l'utilisation de Odoo en votre compagnie et limiter au maximum l'ombre informatique ? Nous allons vous donner quelques conseils dans cet article.
Avez-vous pris en compte la façon dont votre entreprise utilise réellement Odoo ?
Depuis plusieurs mois, voire des années, l'ERP Odoo trône triomphalement sur les écrans de vos employés, du moins c'est ce que vous pensez ... Êtes-vous sûr que tout le monde utilise Odoo comme prévu ? Êtes-vous au courant de malversations qui ont persisté ou qui ont été récemment développées depuis la mise en œuvre du nouveau logiciel ?
Prenons par exemple le service marketing : en regardant le module d'email marketing de l'ERP vous vous rendez compte qu'il n'y a que des newsletters internes... Où sont celles pour les clients ? Vous savez qu'ils existent parce que vous les recevez aussi ! Eh bien, il est fort possible que le service marketing ait préféré conserver son ancien outil de communication avec les clients pour des raisons pratiques. Quelles raisons pouvez-vous demander? Peut-être qu'ils ne veulent pas s'occuper du transfert de modèles graphiques, de segments d'e-mails, etc.
Nous sommes d'accord avec vous, c'est une mauvaise excuse, et a plus à voir avec résistance au changement qu'aux véritables raisons techniques. Malheureusement, il y a de fortes chances que le service marketing ne soit pas le seul coupable de cela... Vous savez donc ce qu'il vous reste à faire : faire un bilan précis de l'utilisation réelle d'Odoo parmi les différents services de votre organisation.
Odoo a-t-il été bien commercialisé dans votre entreprise ?
L'une des principales causes du manque d'adhésion des employés est le manque d'implication et d'information au début du projet Odoo. Il est essentiel de créer une sorte de plan marketing interne lors du déploiement d'un nouveau logiciel de gestion comme Odoo. L'idée est de présenter l'objectif du projet aux salariés, mais aussi et surtout les bénéfices qu'il va générer. La communication doit être présente à chaque phase du projet. Il est suggéré qu'une partie de la future base d'utilisateurs (employés) soit étroitement impliquée dans le choix et le test des différentes fonctionnalités du logiciel.
Déployer cette stratégie « marketing » pour votre projet Odoo garantit une utilisation optimale du logiciel dans le futur. Et ne vous inquiétez pas, cette approche fonctionne également pour les mises à niveau de version, les extensions de périmètre fonctionnel, etc. Nous avons ce qu'il vous faut.
Les sessions de formation en entreprise ont-elles été suffisantes ?
Un ERP peut parfois être complexe à utiliser, du moins au début. Odoo est certes très intuitif, mais même intégrer tous les services d'une entreprise dans un seul outil peut être un défi. Par exemple, Toute personne utilisant un ERP doit être consciente que les actions de ses utilisateurs peuvent avoir un effet sur les modules d'autres départements.
u cours du déploiement d'Odoo dans votre entreprise, vos équipes doivent avoir été formées pour bien comprendre le logiciel Odoo (si ce n'est pas le cas, appelez-nous immédiatement ). Mais la question est est-ce qu'ils ont fonctionné? Ces formations ont-elles vraiment permis à vos collaborateurs d'appréhender réellement toutes les facettes de la solution de gestion ?
Si ce n'est pas le cas, vos équipes, qui sont déjà assez résistantes au changement, comme la grande majorité des employés, pourront ne considérez pas Odoo pour ce qu'il vaut vraiment. Ces employés ne pourront pas utiliser Odoo à son plein potentiel. Ils trouveront qu'Odoo est un outil fastidieux qui ne fait que compliquer leurs tâches actuelles. Disposer d'une bonne formation avec des rappels réguliers et d'une documentation amusante disponible pour votre équipe tout au long de l'année est donc une clé importante du succès.
Votre fournisseur de services vous donne-t-il des idées d'amélioration
Au-delà de la partie technique du déploiement ERP, une fonction clé de votre Fournisseur de services Odoo est de fournir un soutien efficace pendant toutes les phases du projet. Et il ne s'agit pas d'un résumé « SAV » ou de quelques astuces « saupoudrées » ici et là. Le prestataire doit pouvoir vous alerter s'il existe un décalage entre vos souhaits et la volonté de vos équipes, pour suivre précisément l'évolution de l'utilisation d'Odoo dans votre entreprise et vous proposer des fonctionnalités supplémentaires à mettre en œuvre pour répondre aux nouveaux besoins, etc. Bien sûr, si vous ne connaissez personne capable de faire tout cela, vous pouvez contacter Captivea.
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