Plus organisés, plus productifs, plus autonomes
Fondée en 2020, L'Agence Événementielle, située à Metz, s’est rapidement distinguée dans la région Grand Est par son approche innovante et responsable de l'événementiel B2B. Spécialisée dans des solutions sur mesure allant de la communication événementielle à l'animation de centres commerciaux, elle s’engage à offrir des événements à la fois efficaces et respectueux de l’environnement.
Vous l'avez compris, L'Agence Événementielle est en constante quête d'innovation et d'amélioration. Elle a trouvé la solution avec Odoo ERP, accompagnée de Captivea. Résultat ? Une productivité décuplée, une organisation au top et des équipes plus autonomes. Voici comment tout ça a changé la donne :
Centralisation des données
L'Agence Événementielle a consolidé toutes ses activités sur une seule plateforme, Odoo ERP, grâce à l’expertise de Captivea. Cela a simplifié la gestion des projets et permis à chaque collaborateur de bénéficier d’une vue d'ensemble complète.
"Toutes ces fonctionnalités d'Odoo sont très intéressantes pour les collaborateurs, car elles permettent d'avoir une vue d'ensemble sur tous les projets en cours.", explique Jules Condé.
Renforcement des processus métiers
Avec l'approche méthodologique de Captivea, l’agence a pu optimiser ses processus et intégrer des automatisations, comme l’envoi de devis et la signature électronique. Cette transformation a permis de gagner en efficacité tout en raccourcissant les délais de traitement.
Jules Condé partage une anecdote :
Une cliente a demandé un service supplémentaire, et malgré notre début d’utilisation d’Odoo, ma cheffe de projet a pu gérer la demande et envoyer le devis en deux clics, après quelques ajustements rapides. Le devis a été validé en quelques jours, et la facture d’acompte a été générée immédiatement après. Cela a montré la simplicité d’Odoo et la capacité de mes collaborateurs à être autonomes tout en maintenant un processus de vérification. Le véritable avantage : tout est centralisé au même endroit."
Chez Captivea, nous prenons le temps de comprendre les processus de chaque client afin de proposer des solutions adaptées. Nous accompagnons nos clients avec une expertise en consulting entreprise pour optimiser leurs processus et améliorer leur gestion.
Amélioration de l’expérience client
Avec l'intégration d'Odoo, l'agence a mis en place un espace client où chaque utilisateur peut retrouver facilement ses documents et factures, ce qui simplifie les échanges et renforce la relation client.
Comme le souligne Jules Condé :
L'espace client intégré est un atout majeur, car il permet à nos clients de retrouver facilement leurs factures, rendant le processus bien plus pratique."
Autonomie des collaborateurs
Grâce à l'accompagnement de Captivea, les équipes de L'Agence Événementielle ont été formées à tirer pleinement parti d'Odoo. Cet accompagnement leur a permis de gagner en autonomie tout en structurant leurs processus de travail.
Jules Condé remarque :
"Mes collaborateurs peuvent gérer leurs tâches sans avoir besoin d’une supervision constante, ce qui libère du temps pour tout le monde."
Trop d’outils, trop de complexité : il était temps de passer à l’action
Avant de passer à Odoo, L'Agence Événementielle utilisait plusieurs outils qui ne couvraient que partiellement ses besoins.
Jules Condé explique : J'ai testé plusieurs solutions, notamment Bitrix24, Trello et Outlook, mais aucune ne correspondait vraiment à nos attentes. Nous n'avions pas d'outils bien définis ou réellement adaptés à nos besoins."
La gestion des projets, la communication interne et le suivi des clients étaient dispersés entre différentes plateformes, créant des incohérences et ralentissant l’équipe.
Les problèmes rencontrés comprenaient :
- La dispersion des informations sur plusieurs plateformes.
- Un manque d’intuitivité pour les équipes qui perdaient du temps à jongler entre différents outils.
- Un suivi non optimisé des projets et des clients.
- L’absence d’interconnexion entre les différentes fonctions de l'entreprise rendait chaque tâche plus compliquée.
Un projet sur-mesure : l'intégration Odoo avec Captivea
C’est lors d'une rencontre avec Maxime Grieshaber, CEO de Captivea Luxembourg, Gold Partner Odoo au Luxembourg, que Jules Condé a découvert Odoo. Le système ERP a rapidement attiré l'attention de l’agence grâce à sa capacité à centraliser toutes les fonctions de l’entreprise.
Jules Condé met en avant le rôle clé de Captivea dans le choix d'Odoo, soulignant notre expertise qui a permis de démontrer la flexibilité de la solution, particulièrement adaptée au secteur événementiel
L'expertise des consultants de Captivea
La qualité du support fourni par Captivea a été un point fort de la collaboration, l' intégration d'Odoo avec Captivea a été une expérience fluide.
Les explications et démonstrations pratiques ont facilité une adoption rapide du système par les équipes de l'agence.
Florian Allegre, chef de projet chez Captivea, partage également son expérience :
"L’objectif principal était de tout centraliser sur une seule plateforme tout en s’assurant que les données soient propres et exploitables. Cela a demandé un travail minutieux, mais le résultat permet désormais une gestion dynamisée des projets, des stocks et des devis tout en renforçant la précision comptable."
La collaboration entre L'Agence Événementielle et Captivea s’est déroulée dans un climat de confiance. Les échanges réguliers et les sessions de formation ont permis aux équipes de l’agence de monter rapidement en compétence sur Odoo.
L'Agence Événementielle a choisi Captivea non seulement pour son expertise technique, mais aussi pour son accompagnement personnalisé.
Jules Condé explique : Ce qui m’a convaincu chez Captivea, c’est leur réactivité et leur maîtrise technique. L’équipe a su être disponible pour répondre à toutes mes interrogations et faciliter l’adoption de l’outil au sein de mon entreprise."
Chez Captivea, nous proposons un accompagnement sur-mesure, avec des consultants Odoo expérimentés qui vous comprennent.
Organiser des événements devient plus simple
L'Agence Événementielle, guidée par l'expertise de Captivea, a trouvé en Odoo la solution idéale pour simplifier ses processus :
Ce qui m’a séduit avec Odoo, c’est sa capacité à centraliser tout : la gestion de projet, le CRM, la comptabilité... Tout est interconnecté, ce qui simplifie énormément notre travail au quotidien."
Odoo nous a permis d'améliorer nos processus et de nous concentrer davantage sur la qualité de nos services."
L'agence a gagné en autonomie et en efficacité grâce à l'aspect centralisé de l'outil. La possibilité de suivre les tâches en temps réel, de gérer les contrats et de signer des documents directement via l'ERP a été un véritable atout.
"Maintenant, je signe même mes contrats d'intermittents du spectacle directement via Odoo, avec un envoi automatique par mail."
En optimisant la gestion des contrats, Captivea a facilité le processus administratif de l'agence tout en évitant la multiplication des outils externes.
"Toute la partie comptabilité d'Odoo m'a beaucoup intéressée, notamment pour la saisie et le suivi. Ce n'était pas nécessairement pour remplacer un expert-comptable, mais plus pour la collecte des informations. C’était une fonctionnalité très utile, surtout que je n'avais rien de similaire avant."
La solution a permis d'améliorer la gestion comptable de manière considérable, simplifiant la saisie et le suivi des informations.
Des modules conçus pour l’événementiel
L'Agence Événementielle a implémenté plusieurs modules clés d'Odoo pour parfaire sa gestion interne :
- Gestion de projet : La gestion des projets est maintenant fluide grâce à l’interconnexion entre les projets, le CRM et les contacts clients.
- CRM et comptabilité : Ces modules permettent un suivi rigoureux des clients et une gestion simplifiée de la comptabilité.
- Marketing automation: Utilisé non seulement pour les besoins internes de l’agence, mais aussi pour gérer les campagnes marketing de leurs clients.
- Event management: Un module crucial pour le cœur de métier de l'agence, permettant de planifier et de suivre chaque aspect des événements en temps réel.
Pour en savoir plus sur le projet de L'Agence Événementielle avec Captivea, consultez la page référence client.
Les perspectives avec Captivea et Odoo
L'Agence Événementielle n’en est qu’à ses débuts avec Captivea et Odoo. L'intégration de nouveaux modules permettra d'améliorer encore davantage la gestion des événements, tout en soutenant la croissance à long terme de l'agence.
Jules Condé prévoit d’étendre l’utilisation de la plateforme avec des modules comme le live chat, la gestion de location ou encore l’e-commerce.
"Le potentiel d’Odoo est immense. Chaque nouveau module que nous intégrons enrichit notre façon de travailler et ouvre de nouvelles opportunités", affirme-t-il.
La collaboration entre L’Agence Événementielle et Captivea a été marquée par la disponibilité et le professionnalisme des consultants.
Jules Condé conclut :
"Ce qui est vraiment positif, c’est l’accompagnement constant que je reçois de l'équipe de Captivea pour l’évolution de mes besoins. Le chef de projet est toujours disponible, que ce soit par téléphone ou en visio, et tout fonctionne parfaitement."
Nous remercions chaleureusement L'Agence Événementielle et son fondateur, Jules Condé, pour leur confiance et leur collaboration.
Découvrez L'Agence Événementielle et leurs réalisations sur leurpage.
Consultez d'autres projets Odoo ERP sur notre page de références clients.
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