F3C Systems, une entreprise luxembourgeoise spécialisée en cybersécurité, utilisait déjà Odoo. Pourtant, ils ont fait appel à Captivea Luxembourg, partenaire Gold Odoo, pour aller plus loin.
Captivea est intervenu pour les aider à mieux utiliser leur ERP, à gagner du temps et à optimiser leurs processus. Et si c'était la même chose pour vous ?
Mais qui est F3C Systems ?
C'est une société luxembourgeoise qui se positionne comme un partenaire de confiance pour les entreprises souhaitant renforcer leur cybersécurité. Ils offrent un accompagnement personnalisé pour aider leurs clients de toutes tailles à évoluer face aux menaces numériques et à se prémunir contre les risques. Leur expertise couvre un large éventail de services, allant de l'audit de sécurité à la mise en place de solutions de protection avancées.
« On est spécialiste en cybersécurité, on accompagne des entreprises de toutes tailles pour évoluer au niveau sécurité et se renforcer au quotidien, » - explique Frédéric Lens, président et fondateur de F3C Systems.
Un accompagnement ciblé, des résultats immédiats
F3C Systems ne cherchait pas une intégration d’Odoo, ils avaient déjà franchi cette étape. Ce dont ils avaient besoin, c'était un partenaire capable de les guider sur des points précis de leur ERP Odoo pour enfin l'utiliser à son plein potentiel.
Quels étaient les besoins auxquels répondre ?
- Centraliser les échanges (achats, ventes, CRM, RH) grâce à l'intégration M365.
- Mettre en place le module congés Odoo pour gérer efficacement les absences, cela a permis de centraliser les demandes de congés.
- Exploiter le potentiel du marketing avec les outils Odoo pour LinkedIn, les événements et l'e-mailing.
- Simplifier les ventes et les achats grâce à l'automatisation des listes de prix et à la signature électronique des commandes.
- Automatiser la facturation avec Odoo en réduisant les erreurs administratives et en accélérant les processus financiers.
- Sécuriser les accès en ajustant précisément les droits des utilisateurs.
- Gérer efficacement les projets et le suivi des temps en connectant le CRM, les devis, les tickets et les tâches.
- Améliorer le site web avec l'activation du LiveChat et l'ajout de nouvelles fonctionnalités comme le recrutement et l'helpdesk.
Chaque point a été traité de manière simple et concrète, avec un seul objectif : rendre le travail plus agréable et tirer le meilleur parti d'Odoo. Grâce à cet accompagnement personnalisé, F3C Systems a pu mieux exploiter les fonctionnalités d'Odoo et améliorer ses processus internes.
Comment Captivea accompagne F3C Systems au quotidien ?
Un outil performant ne suffit pas, il faut savoir l'utiliser !
F3C Systems avait déjà commencé à utiliser Odoo pour tenter de résoudre ses problèmes. Mais sans expertise approfondie sur le produit, ils ont rapidement atteint leurs limites. C’est alors qu’ils ont décidé de faire appel à Captivea.
Les équipes de Captivea Luxembourg ont formé et accompagné les équipes de F3C Systems afin de maîtriser Odoo ERP. Résultat : une adoption immédiate et une vraie montée en compétences.
Comment se déroule l'accompagnement ? Il est différent pour chaque entreprise et chaque demande.
Maxime Grieshaber, CEO de Captivea Luxembourg, nous explique comment ils ont procédé avec F3C Systems :
- Analyse et expertise des flux métiers :
Suivant une méthodologie rigoureuse et tenant compte du secteur d'activité de F3C Systems, Captivea examine ses flux métiers pour détecter et traiter chaque élément nécessitant une intervention. - Formation sur site et en ligne :
Les formations ont été dispensées à la fois sur site et en ligne, permettant aux équipes de se familiariser avec l’outil ERP dans leur propre environnement. - Présentations des nouvelles fonctionnalités :
Au Luxembourg, des sessions ont été organisées pour présenter les nouvelles fonctionnalités d’Odoo.
Une expertise reconnue, une réputation solide
Parce que l’expertise fait toute la différence
Le choix de Captivea n’a pas été fait au hasard. Frédéric Lens témoigne :
« Ce qui nous a convaincus de travailler avec Captivea, c’est d’abord la renommée et la connaissance de Maxime Grieshaber (CEO de Captivea Luxembourg). Ensuite, le sérieux de l’entreprise ainsi que les nombreuses références fournies par nos partenaires et contacts. De plus, Captivea accompagnait déjà notre fiduciaire pour Odoo, ce qui a rendu notre choix de collaborer avec eux sur ces aspects tout à fait naturels. »
Parce que Captivea gère les budgets et s’adapte
Un autre point marquant du témoignage est l’efficacité démontrée par Captivea dans la gestion budgétaire du projet. Frédéric Lens ajoute une anecdote révélatrice :
« Pour la petite anecdote, on avait signé un contrat avec un certain nombre d’heures avec Captivea, en pensant que nous allions les épuiser en une semaine ou deux. En réalité, cela fait plus d’un an qu’on travaille avec eux. Leur efficacité dans les réponses est impressionnante, et aujourd’hui, nous en sommes à seulement 50% de notre budget de temps. C’est vraiment appréciable, car cela nous permet de faire appel à eux en toute sérénité, sans risquer de dépasser notre budget. »
Parce qu’avec Captivea, la relation est basée sur la confiance et la durabilité
Pour Maxime Grieshaber le partenariat avec F3C Systems repose avant tout sur une relation durable :
« C’est une relation de partenariat, basée sur la confiance et la durabilité. Notre objectif n’est pas de consommer du temps de manière inutile, mais de garantir l’efficacité et la satisfaction du client. Nous intervenons ponctuellement, là où c’est nécessaire. Lorsque la valeur ajoutée est faible, nous encourageons plutôt le client à se former en ligne grâce aux ressources disponibles ou à suivre les formations Odoo proposées au Luxembourg. Ainsi, notre rôle se limite à apporter notre expertise. »
Cette approche permet à Captivea d’intervenir uniquement là où son expertise apporte une réelle valeur ajoutée.
Parce que Captivea propose une approche personnalisée
Maxime Grieshaber souligne que chaque projet est unique :
« Nous avons proposé notre service d’expertise pour les accompagner. Cela s’est concrétisé par une assistance visant à identifier et résoudre les différents points d’intervention un à un. »
Avec 17 années d'expérience et plus de 650 projets ERP à son actif dans divers secteurs d'activité, Captivea a démontré sa capacité à comprendre les besoins de F3C Systems et à y répondre avec des conseils pratiques et une expertise éprouvée. Maxime Grieshaber ajoute :
« Grâce à ce recul, nous sommes en mesure de conseiller nos clients en leur suggérant des solutions plus simples ou plus efficaces lorsque cela s'avère nécessaire. »
Pourquoi F3C Systems a décidé d’implémenter un ERP ?
Comme beaucoup d’entreprises en pleine expansion, F3C Systems s’est rapidement heurté à un problème courant : la multiplication des outils de gestion. Chaque département fonctionnait sur des logiciels distincts, ce qui rendait les opérations internes complexes et peu fluides.
Frédéric Lens, président et fondateur de F3C Systems, décrit cette situation :
« Nous faisions face à une véritable fragmentation de nos outils. D’un côté, nous avions un CRM et un outil de facturation ; de l’autre, la gestion des RH dans un logiciel dédié, tandis que notre comptable utilisait son propre système. Nous n’avions pas de vision unifiée de la gestion de la société. À mesure que l’entreprise grandissait, il devenait de plus en plus essentiel d’avoir une plateforme unique pour gérer tous ces aspects. »
Cette fragmentation ralentissait les activités quotidiennes et compliquait la prise de décision stratégique. Les équipes perdaient du temps à jongler entre différents outils, ce qui limitait ainsi leur efficacité.
Pourquoi avoir choisi Odoo ERP ?
Une utilisation optimale d’Odoo
L’un des changements majeurs apportés par Odoo est la centralisation des outils. Sophie Untereiner, assistante de direction chez F3C Systems, témoigne :
« L’avantage, c’est que tout est regroupé au même endroit. C’est vraiment intéressant, car on n’a plus besoin d’ouvrir plusieurs applications ou fichiers Excel. Tout est centralisé et interconnecté, ce qui représente un gain de temps considérable. »
Cette centralisation a permis à l’entreprise d’améliorer sa coordination interne tout en réduisant les erreurs liées aux transferts manuels entre différents outils.
Une gestion commerciale simplifiée
Pour Christophe Pleger, Sales Director chez F3C Systems, Odoo a transformé le quotidien du département commercial :
« Je gère principalement les offres et les relances via Odoo. L’outil facilite l’ajout de produits, la gestion des prix et la visibilité sur la marge. Concernant ces aspects, il est très simple à utiliser. »
Les raisons de choisir Captivea comme partenaire pour votre projet ERP
L’expérience de F3C Systems montre qu’avoir Odoo ne suffit pas toujours pour maximiser son potentiel sans un accompagnement d’experts. Avec Captivea comme partenaire de projet ERP :
- Vous bénéficiez d’une expertise reconnue pour adapter Odoo à vos besoins.
- Vous optimisez vos processus internes grâce à des solutions simples mais efficaces.
- Vous maîtrisez vos budgets grâce à une approche ciblée et pragmatique.
- Vous recevez un support continu sur des sujets stratégiques comme le marketing, la gestion des projets ou encore la configuration avancée d’Odoo.
Curieux d’en savoir plus sur le projet F3C Systems avec Captivea ? Consultez notre page de référence client F3C Systems pour en apprendre davantage sur les détails de notre collaboration.
Visitez le site web de F3C Systems pour en savoir plus sur leur activité.
Explorez également nos nombreuses références clients pour découvrir l'étendue de nos projets et les témoignages de nos clients satisfaits.
Prêt à moderniser vos processus métiers avec une solution ERP sur mesure ?
Captivea est le partenaire qu'il vous faut !