Déclenchez la révolution, pas la guerre ! Avant de commencer à faire bouger les choses dans une entreprise, il est important de faire comprendre aux employés les avantages de la transformation numérique qui accompagnent la déploiement d'un ERP. La mise en place d'un tel logiciel dans une organisation nécessite un processus de gestion du changement bien pensé pour que toute l'entreprise puisse aller dans la même direction.
Afin de faire face à toute résistance que vous pourriez rencontrer, le choix de l'ERP et du plan de déploiement de votre entreprise doit être stratégique. Voici quelques conseils pour gérer le changement sereinement et efficacement dans votre organisation.
Un ERP qui améliore la structure,
Mais s'adapte également à vos processus et à vos employés
L'histoire a montré que les révolutions les plus importantes n'ont pas été les plus radicales. Comme nous l'avons vu, L'ERP joue un rôle majeur dans la transformation numérique d'une entreprise.
Cependant, l'intégration de logiciels de gestion ne doit en aucun cas créer une rupture radicale dans l'organisation. Comme tout nouveau venu dans une équipe, il appartient à l'ERP de bien s'intégrer dans la dynamique de l'entreprise avant d'ajouter progressivement de la valeur. Un prestataire ERP est capable de faciliter cette intégration.
Ainsi, avant de mettre en place un progiciel de gestion intégré dans votre organisation, il est essentiel de "marketer" le projet. Vous devez informer les salariés que des évolutions des processus internes sont à prévoir et qu'ils seront associés à leur refonte. L'information et l'implication sont les clés du succès.
Si vous ne communiquez pas et ne menez pas seul votre projet ERP, il y a de fortes chances que vous soyez le seul à l'utiliser... L'ERP peut parfois être perçu comme un "Big Brother" qui pourra tout contrôler l'employé fait, ou comme un robot qui les remplacera et causera des pertes d'emploi... Ce n'est pas l'impression que vous voulez.
Pour bien démarrer, l'ERP doit d'abord remplir sa mission de centralisateur de données et facilitateur d'échanges. Les employés doivent garder l'image de l'ERP comme un outil pratique conçu pour optimiser leurs performances et non comme un signe de mauvais augure qui perturbera leurs flux de travail actuels. C'est pourquoi une partie d'une intégration harmonieuse passe par l'inclusion des salariés dans la dynamique de transformation organisationnelle.
Un ERP qui accompagne en douceur les changements radicaux créés par la numérisation
Afin de répondre à la résistance des salariés au changement face à la transformation numérique, les contraintes qui les freinent doivent être levées. A ce niveau, la communication devrait se concentrer davantage sur les questions de gestion et moins sur les explications techniques autour de la mise en œuvre des solutions informatiques. Le salarié doit se sentir impliqué. Et pour s'impliquer, il faut être motivé !
Pour trouver un argument de motivation qui sensibilisera vos équipes, vous pouvez utiliser le cadre Valence / Instrumentalité / Attente de Victor Vroom (1964). Bien sûr, vous devrez l'adapter à votre contexte.
Par exemple, disposer d'un ERP permettra à l'équipe commerciale d'avoir une visibilité et une traçabilité de ses actions. Cela leur permettra de bien évaluer leurs chances de réussite dans leurs projets (Attente).
Ensuite, le CRM étant intégré à l'ERP, ils auront une solution efficace pour les tenir constamment à jour avec le suivi des prospects et fournir des données pertinentes sur les personnes à contacter, en maximisant au final leurs chances de conclure des ventes.
Leur succès commercial leur permettra d'augmenter leurs commissions (Instrumentalité). De plus, les fonctionnalités offertes par un ERP donneront aux employés plus de valeur dans leur travail (Valence), en automatisant les tâches subalternes et chronophages.
Si la digitalisation implique quelque peu de déléguer une partie de la gestion de l'entreprise au logiciel, le salarié doit rester au cœur des préoccupations de transformation numérique. La direction et les employés ne sont pas seulement les témoins de la transformation, ils en sont les principaux acteurs. En intégrant les nouvelles technologies et les nouvelles exigences du marché, les entreprises se réinventent ; transformer littéralement l'entreprise.
Êtes-vous prêt à démarrer la transformation numérique de votre entreprise avec un ERP ?
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