INTÉGRATION erp
Qu'est-ce que l'ERP et l'intégration ERP ? Quels sont ses avantages et comment peut-il être fait?
Qu'est-ce qu'un ERP (Enterprise Resource Planning) ?
ERP fait référence à un logiciel de gestion d'entreprise qui optimise le flux de travail d'une organisation en fournissant un système qui centralise les données et automatise les tâches importantes mais répétitives et chronophages. Les systèmes ERP modernes couvrent généralement un large éventail d'opérations commerciales, mais il est également courant que les systèmes ERP ne gèrent que quelques opérations commerciales essentielles, telles que la fabrication, l'approvisionnement, l'inventaire de gestion de la chaîne d'approvisionnement, les ventes et la comptabilité.
Aujourd'hui, il existe différents systèmes ERP disponibles sur le marché. Un système ERP est sans aucun doute essentiel à la gestion d'organisations, d'entreprises et d'entreprises du monde entier, de toutes tailles et de tous secteurs. Les logiciels de planification des ressources d'entreprise d'aujourd'hui ont plus de fonctionnalités que jamais auparavant. Avec de plus en plus d'applications métier, elles deviennent de plus en plus sophistiquées et aptes à répondre aux exigences des organisations d'aujourd'hui et de leurs processus métier.
Cependant, il y a des moments où le logiciel ERP a ses limites. Dans ces cas, les organisations doivent rechercher des fonctionnalités supplémentaires dans des logiciels tiers en dehors de leur système ERP. Les entreprises peuvent utiliser plusieurs solutions différentes. Cela peut parfois être problématique pour les entreprises, car l'ajout d'un logiciel supplémentaire peut entraîner la duplication de sources de vérité et la saisie manuelle des données.
C'est là que l'intégration ERP entre en jeu.
Qu’est-ce que l’intégration ERP ?
L'intégration ERP est la connexion synchronisée entre un logiciel ERP et d'autres systèmes ou programmes logiciels. Dans certains cas, il peut s'agir de deux logiciels ERP distincts. Avec l'intégration ERP, les données entre les systèmes circulent automatiquement et en temps réel, quelle que soit leur origine. Le nombre d'intégrations logicielles peut être illimité car plusieurs systèmes peuvent être intégrés à un système ERP à la fois. L'objectif principal d'une intégration de système ERP est d'améliorer la fonctionnalité et les performances d'un système ERP sans avoir besoin d'une saisie manuelle ou de se déplacer entre plusieurs solutions logicielles pour effectuer une tâche. Les intégrations ERP peuvent également aider à automatiser des processus métier spécifiques.
Avec le processus d'intégration ERP, les organisations créent essentiellement des connexions supplémentaires et personnalisent une solution ERP pour répondre à leurs fonctions et exigences commerciales spécialisées.
ERP or CRM : qui est le maitre des donnéesDÉFIS AUXQUELS LES ENTREPRISES SONT CONFRONTÉES SANS INTÉGRATIONS ERP
Silos de données
Sans intégration ERP, des questions telles que "avez-vous regardé dans le CRM" sont souvent entendues dans les bureaux lors de la recherche d'informations de suivi client. En connectant votre ERP et un autre logiciel, vous vous assurez que toutes les données de l'entreprise sont disponibles sur une seule interface avec une organisation uniforme des fichiers. Cette occurrence est encore plus problématique dans les organisations comptant un grand nombre d'employés.Des systèmes disparates qui ne sont pas intégrés peuvent souvent conduire à des silos de données entre différents services. Un silo de données est une donnée contrôlée ou centralisée par un service commercial et isolée du reste d'une organisation.
Processus manuels lents
Avoir à naviguer dans plusieurs solutions logicielles différentes peut entraîner une perte de temps et de productivité. Le simple fait de devoir se connecter à plusieurs logiciels et outils peut être une perte de temps. Si le logiciel n'est pas connecté, cela peut souvent signifier que les données doivent être mises à jour manuellement sur les différentes plates-formes.
Manque de données précises et en temps réel
Étant donné que les données peuvent devoir être mises à jour manuellement, cela peut signifier que les données d'un logiciel ne sont pas toujours à jour avec les dernières informations. Imaginez que votre équipe d'entrepôt oublie de dire à l'équipe Web qu'un article est récemment en rupture de stock. Les commandes sur votre site e-commerce seraient toujours passées. Les clients peuvent devenir frustrés que leurs articles n'arrivent que beaucoup plus tard que prévu. Sans les dernières données, les employés frontaux ne peuvent pas correctement mettre à jour les clients ou les clients. Sans les données les plus récentes, une prise de décision rapide et éclairée est également entravée.
AVANTAGES DE L'INTÉGRATION ERP
Données centralisées
L'intégration ERP présente de nombreux avantages. Avec les systèmes ERP, les utilisateurs ont accès à une source de données centralisée. Ces données sont bien unifiées. Unifier les données, c'est pouvoir identifier facilement et rapidement ce que l'on recherche. Cela vous fait gagner un temps précieux lors de la recherche d'informations.
Les données centralisées réduisent également le besoin de contacter les employés et d'autres services pour trouver des réponses. Le fait de disposer de toutes vos données dans un emplacement accessible peut considérablement améliorer les flux de travail internes. Votre équipe de vente n'aura pas à se rendre au service comptable pour partager des documents de vente ou faire le point sur les nouvelles ventes. Votre équipe des opérations n'aura pas à s'inquiéter constamment des vendeurs qui vendent des articles en rupture de stock ou qui ont besoin de prix mis à jour en raison d'un changement dans la chaîne d'approvisionnement.
En bref, les données centralisées dans un ERP aident les employés à passer moins de temps à rechercher des informations et plus de temps à les utiliser pour effectuer des tâches importantes.
Automatisez les processus métier
Avouons-le, de nombreuses tâches effectuées dans une entreprise sont essentielles au bon fonctionnement des choses, mais en fin de compte, certaines sont également très répétitives et fastidieuses.
Gestion des stocks, décomptes et mises à jour, création de factures, transferts de fichiers, rédaction de courriels, paie, feuilles de route, etc.
Ces processus, s'ils sont mal exécutés, peuvent entraîner des problèmes dans votre entreprise. Saisir le mauvais numéro, appuyer sur le mauvais bouton ou manquer complètement une donnée ; chacune de ces erreurs peut avoir un impact négatif. C'est pourquoi l'automatisation des processus est si utile. Plus il y a d'automatisation, mieux c'est. L'automatisation via les intégrations ERP peut considérablement rationaliser les processus dans divers départements et flux de travail. Cela réduit le nombre de saisies manuelles et les erreurs humaines potentielles. Pouvoir automatiser les processus métier peut réduire le temps nécessaire à l'exécution des tâches.
Réduction des erreurs humaines
Si les informations sont saisies correctement la première fois, vous n'aurez pas à vous soucier de l'erreur humaine qui diminue la qualité des données dans votre système ERP. Qu'il s'agisse d'enregistrer correctement les données ou de les déplacer d'un service à un autre, l'intégration ERP garantit que les données sont correctement et automatiquement transférées dans votre organisation.
Maximiser l'efficacité et maximiser le temps
La saisie des données peut prendre beaucoup de temps. En fait, certaines entreprises ont des postes entiers dédiés à la saisie de données. En plus d'économiser de l'argent, lorsque vous réduisez le temps consacré à ces tâches, vous pouvez réaffecter le temps gagné aux tâches qui auront un impact important sur votre organisation, comme fournir un excellent service client, générer des revenus, résoudre des problèmes ou développer Nouveaux produits. Avec l'intégration ERP, l'efficacité et le temps sont maximisés et la productivité sera améliorée.
Une image visuelle des workflows
Avec toutes les données des employés intégrées en un seul endroit, cela rend la visualisation des flux de travail d'entreprise plus accessible pour les employés et les gestionnaires de haut niveau. Dans les systèmes ERP intégrés, les employés peuvent facilement voir l'avancement du travail de leurs pairs. Avec de telles informations, les utilisateurs du système ERP peuvent ajuster correctement leurs tâches et être plus précis ou efficaces lorsqu'ils posent une question à d'autres employés.
EXEMPLE DE TYPES D'INTÉGRATION
EXEMPLE DE TYPES D'INTÉGRATION
La connexion de votre logiciel de gestion de la relation client ou CRM et ERP est une étape majeure dans l'amélioration de la qualité des données de votre organisation. L'intégration CRM ERP dynamise la circulation des données clients et, en définitive, facilite la circulation des informations entre les équipes commerciales et le reste de l'entreprise. L'intégration CRM à ERP est le type d'intégration le plus courant, car une expérience de relation client optimisée peut avoir un impact positif sur vos résultats.
Logiciel d'intelligence d'affaires (logiciel de BI)
L'informatique décisionnelle est une technologie analytique qui permet aux entreprises d'organiser, d'analyser et de visualiser les données d'exploitation d'une entreprise de manière à fournir des informations significatives et exploitables. La Business Intelligence est généralement présentée sous la forme de graphiques, de diagrammes et de tableaux de bord visuels qui facilitent la compréhension des mesures commerciales. L'intégration de ce type de technologie à vos données d'entreprise est très puissante.Parce que toutes les données de l'entreprise sont centralisées dans un ERP, vos capacités d'intelligence d'affaires seront encore plus grandes.
Intégration de logiciels de gestion de projet
La gestion de projet est une composante essentielle de la structure de toute entreprise. Sans cela, pas de collaboration, pas de brainstorming constructif, pas de plan d'action... Rien. Dans le cas où votre système ERP ne dispose pas d'un composant de gestion de projet, il serait judicieux de connecter une solution de gestion de projet à votre ERP. De cette façon, tous vos départements seront en mesure de se tenir au courant des tâches en cours et de leur statut associé. Cela peut faire gagner beaucoup de temps aux employés qui doivent contacter le service de projet pour les mises à jour.
Intégration du commerce électronique : rationalisez les processus métier
L'intégration du commerce électronique et de l'ERP vous permet de centraliser la gestion de vos données clients et produits, catalogues, commandes et plus encore.La centralisation et l'automatisation sont deux des principaux avantages de la connexion de votre site ou de votre place de marché à un ERP. Cette connexion simplifiée ne nécessite que la maintenance d'un catalogue de produits unique et à jour. Dès qu'une information est modifiée dans votre inventaire, tout est automatiquement mis à jour sur votre site eCommerce. C'est un énorme gain de temps pour les tâches de gestion des données : plus besoin de revérifier chaque plate-forme pour vérifier que les informations ont été correctement mises à jour. Les commandes de votre site Web seront transmises à votre système ERP pour être traitées. Les informations de commande et les détails de la commande seront tous importés dans votre ERP, ce qui facilitera la gestion de vos équipes de production.
Commercialisation
Il existe des outils de marketing par e-mail très robustes. Le rapprochement entre le logiciel de marketing par e-mail et un ERP permet à l'équipe marketing d'augmenter l'efficacité de ses campagnes marketing à un rythme plus rapide. Les clients peuvent passer d'un contact postal à un client et votre système gardera une trace de l'ensemble du parcours client.
Approches et méthodes d’intégration ERP
Il existe différentes manières d'intégrer votre ERP à d'autres plateformes. Il existe plusieurs façons d'intégrer des systèmes, mais les API et les Webhooks sont assez courants.
Une intégration ERP point à point est aussi simple que cela puisse paraître, le logiciel ERP est connecté individuellement à chaque logiciel, outil ou technologie externe via une clé API ou des Webhooks. Bien que cette méthode soit très flexible, elle peut devenir compliquée à mesure que le nombre de connexions logicielles point à point augmente. Certains fournisseurs ERP ont fait des intégrations tierces populaires prêtes à l'emploi.
Les applications personnalisés ou une plate-forme d'intégration offrent une autre façon de se connecter au logiciel et peuvent faciliter le besoin de plusieurs intégrations point à point. Parfois, plusieurs applications peuvent rejoindre des intégrations dans une application centralisée.
Comme les applications personnalisées, les connecteurs prédéfinis sont des connecteurs prédéfinis qui intègrent deux logiciels ou plus. Ces connecteurs permettent d'économiser du temps et de l'argent en fournissant une intégration logicielle ERP pré-construite.
DÉFIS D'INTÉGRATION ERP
Les intégrations informatiques nécessitent le soutien d'une stratégie solide
Aussi grande que puisse être l'intégration ERP, des défis peuvent survenir. D'une part, l'intégration ERP sans un plan de jeu clair peut parfois se terminer par un projet raté. Il est important que vous et votre fournisseur ERP ayez une compréhension claire de vos exigences pour votre système ERP et vos intégrations. Cela garantit que les connexions appropriées sont établies et qu'elles sont effectuées d'une manière pertinente pour vos opérations commerciales existantes.
Coûts de maintenance et mises à niveau en cours
Les intégrations peuvent impliquer un travail supplémentaire, même après l'établissement de la connexion initiale. Les intégrations point à point personnalisées sont sujettes à des mises à jour à mesure que le logiciel est mis à niveau. À mesure que le logiciel change, le code peut également changer. Cela peut potentiellement signifier qu'une connexion devra être refaite pour s'assurer que tout fonctionne comme nécessaire avec le logiciel mis à niveau. Qu'il s'agisse de réécrire du code ou d'acheter un nouveau connecteur, c'est quelque chose à garder à l'esprit car cela peut entraîner des coûts supplémentaires.
Pièges potentiels
Pièges potentiels
Ne tombez pas dans le piège de trop compliquer votre pile logicielle avec trop d'intégrations. De nombreuses entreprises se lancent dans une implémentation ERP dans l'espoir de s'en tenir au logiciel de base, mais très peu le font réellement. De nombreux propriétaires d'ERP ont un certain degré de personnalisation sur leur système. Il reste très important de choisir le bon système et les personnalisations et intégrations nécessaires dès le départ.
De plus, l'intégration et la personnalisation de l'ERP peuvent augmenter considérablement votre coût de possession de l'ERP et votre dette technique. Il peut être plus logique d'examiner les systèmes ERP qui répondent déjà à tous les besoins de votre entreprise plutôt que de connecter plusieurs logiciels différents. Et comment allez-vous organiser les intégrations à l'avenir, aurez-vous une ressource dédiée pour maintenir les intégrations, ou allez-vous embaucher un intégrateur en fonction des besoins ? Si votre logiciel est si complexe, cela peut également signifier une formation supplémentaire pour vos différentes équipes. Ils peuvent avoir besoin d'être formés sur chaque logiciel individuel.
Questions à poser avant d'intégrer le logiciel de gestion d'entreprise de votre entreprise
Il est important de comprendre l'impact de votre intégration sous tous les angles.
- Les opérations quotidiennes seront-elles effectuées sur plusieurs systèmes ? Ou un système. Cela aura-t-il un impact sur la fonctionnalité et l'utilisation si je ne travaille que sur un seul système plutôt que sur plusieurs ?
- Qui sera votre partenaire d'intégration, quel est son plan de jeu pour intégrer vos systèmes logiciels ? Quelle est la portée de leur support technique ?
- Combien de temps le processus d'intégration prendra-t-il? Cela inclura-t-il n'importe quel centre-ville à mes systèmes intégrés ? Ou avoir un impact négatif sur les fonctions commerciales ?
- Puis-je obtenir les mêmes fonctionnalités en utilisant une solution ERP tout-en-un ?
L'intégration de votre système ERP doit faire l'objet d'une planification et d'une prévoyance sérieuses. Une bonne stratégie d'intégration ERP est cruciale. L'ajout de technologie dans votre entreprise doit toujours s'accompagner d'une idée claire de la manière dont l'intégration peut améliorer l'ensemble de vos processus métier, de vos opérations et rationaliser les flux de travail.
Ne vous surchargez pas de dettes techniques et de licences avec trop de solutions logicielles intégrées.
Assurez-vous que le fournisseur d'intégration que vous choisissez est clair sur les attentes en matière de gestion de votre pile technologique, ou au moins sur les parties dont il sera responsable. Obtenez une estimation claire du temps que prendra l'intégration du système ERP et, plus important encore, donnez la priorité à la recherche d'une solution qui englobera vos besoins organisationnels avec aussi peu d'intégrations et de personnalisations tierces que nécessaire. Cela peut aider à réduire le coût de possession et à améliorer votre chemin de mise à niveau global à l'avenir.
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